Introduzione

Analizziamo di seguito un caso di studio relativo all’adozione di Microsoft 365 in un piccolo studio di professionisti. La richiesta iniziale era quella di sostituire un’area condivisa locale, ospitata su un server on-premise, con un sistema che permettesse la gestione anche da remoto.

Oltre alla semplice sostituzione dell’area condivisa con una soluzione cloud based, si vedrà come l’adozione della suite Microsoft 365 Business per le piccole aziende ha permesso di migliorare la collaborazione e semplificare i processi.

Gestione documentale prima dell’adozione di Microsoft 365

La situazione iniziale era la seguente:

  • Sul server on-premise era presente un’area condivisa locale. Veniva utilizzata una VPN per accedere al server ed all’area condivisa, comunque non era possibile accedere ai dati da remoto senza la VPN (e quindi da dispositivi mobili o pc non aziendali).
  • Sul server era funzionante un sistema di backup automatico, non presidiato.
  • Non era possibile collaborare alla redazione di un documento in tempo reale: le modifiche venivano concordate e notificate agli altri utenti ed eventuali integrazioni avvenivano manualmente. Non era questa, comunque, una priorità in quanto gli utenti avevano sfere di competenza sulla documentazione distinte e non sovrapposte.
  • Tutti gli utenti condividevano la medesima sede: il coordinamento delle attività avveniva manualmente ed in presenza.

Occorreva però nel breve termine:

  • Poter gestire l’attività anche da remoto.
  • Ridurre i costi di gestione dell’area condivisa ed aumentarne la sicurezza.
  • Predisporre nuovi metodi di coordinamento delle attività.

Il passaggio a Microsoft 365 Business

Abbiamo così proposto di passare al sistema di collaborazione completo di Microsoft 365 Business per le piccole imprese.

I motivi che hanno portato a tale scelta sono stati i seguenti:

  • Area condivisa locale non serve più: il server locale è sostituito dal cloud; per un piccolo studio di professionisti la gestione di un server locale è difficoltosa e costosa (servono approfondite competenze software ed hardware, da reperire al di fuori della propria realtà aziendale). Non ci si deve preoccupare di gestire l’infrastruttura locale o applicare manualmente gli aggiornamenti del software. Microsoft si occupa di tutto: aggiornamenti di sicurezza e nuove funzionalità incluse.
  • Accesso da qualsiasi luogo: è possibile accedere ai propri files, documenti ed applicazioni da qualsiasi dispositivo connesso ad internet, tramite browser o tramite le applicazioni installate sui dispositivi. La suite rende disponibile di base lo spazio di archiviazione di 1 TB per utente.
  • Collaborazione in tempo reale: è possibile lavorare in due contemporaneamente sullo stesso documento Word e/o Excel.
  • Sicurezza e protezione dei dati: sono disponibili una serie di funzionalità di sicurezza avanzate per proteggere i propri dati. Dal controllo degli accessi, alla crittografia dei dati, dal backup automatico, alla protezione antivirus ed anti-malware. Inoltre, Microsoft ha un gruppo dedicato alla sicurezza che monitora costantemente le minacce ed implementa misure preventive.
  • Scalabilità e flessibilità: Microsoft 365 è altamente scalabile e può adattarsi alle esigenze della propria organizzazione. Facilmente è consentito aggiungere o rimuovere utenti, aumentare lo spazio di archiviazione o abilitare nuove funzionalità in base alle esigenze.
  • Integrazione con altre applicazioni: sono disponibili strumenti come Outlook per la gestione delle e-mail, SharePoint per la condivisione di documenti, OneNote per la collaborazione su note e molto altro ancora.

Potenziali svantaggi da valutare

La suite Microsoft 365 è a pagamento: qual è l’entità dei costi?

Un esempio di costo è di: 11,70 € per singola utenza al mese, iva non inclusa. Tale costo va a sostituire quelli non più sostenuti per l’infrastruttura server locale dismessa. Per maggiori informazioni sui piani disponibili consultare la pagina Dettaglio piani e prezzi Microsoft 365.

Dipendenza dalla connessione internet: essendo basato su cloud, richiede una connessione affidabile per accedere a servizi e dati. È possibile lavorare in modalità disconnessa?

Si è possibile lavorare anche in modalità disconnessa e avere una copia dei dati locale, sulla quale apportare le modifiche desiderate, al momento della riconnessione le modifiche saranno riportate automaticamente nel cloud.

Protezione dei dati e privacy: i propri dati vengono archiviati nel cloud di Microsoft; Microsoft 365 è sicuro in termini di protezione dei dati e privacy?

Si, Microsoft è conforme alle leggi sulla privacy, come il General Data Protection Regulation (GDPR) ed il primo codice di condotta internazionale per la privacy nel cloud ISO/IEC 27018.
Per approfondimenti in merito al controllo sui propri dati in cloud consultare la pagina dedicata: Data protection and privacy.

Tempo di apprendimento: dato che il sistema offre molte funzionalità, quanto tempo è richiesto agli utenti per apprendere ed adattarsi al nuovo ambiente di lavoro?

Il tempo di apprendimento dipende ovviamente dagli utenti, però, possiamo facilitare la transizione fornendo sia una approfondita formazione circa i principi base di funzionamento della suite in fase iniziale, sia eventualmente sessioni di formazione personalizzate su esigenze specifiche emerse in corsa.

Passi per predisporre l’ambiente

Di seguito viene riportato un elenco delle principali attività svolte per predisporre il nuovo ambiente per lo studio.

  • Come prima cosa con il cliente è stata attivata una sottoscrizione Microsoft 365 Business per ogni utente (nel nostro caso 3), che comprende tra le altre cose la suite Office (con Word, Power Point ed Excel), Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint ed altre funzionalità. Per dettagli sulle funzionalità rese disponibili dai vari piani della versione business per le piccole aziende consultare la pagina Microsoft 365 Business.

  • Successivamente abbiamo creato i canali su Microsoft Teams che permettono: da un lato di avere un’area di gestione condivisa dei files (attraverso OneDrive) e dall’altro di comunicare tra membri del team.

  • Abbiamo quindi spostato la documentazione dall’area condivisa del server locale all’area condivisa relativa al canale appena creato:
    • Non serve più fare il backup sul server fisico.
    • I documenti sono presenti nel cloud e se ne ha una copia, volendo sempre allineata, su ogni dispositivo di un utente dello studio che si collega ad internet.
    • Se un’utente dal proprio dispositivo apporta una modifica al documento, questa sarà immediatamente disponibile anche dai dispositivi connessi degli altri utenti dello studio.
    • Azzerati i costi di alimentazione del server.
    • Nessuna necessità di aggiornare manualmente il software del server.

  • Per ogni utente configurata, da Microsoft Teams, la sincronizzazione dei files dall’area condivisa del canale sul proprio dispositivo. Questo per permettere di lavorare anche in modalità disconnessa.

  • Illustrate le seguenti funzionalità di Microsoft Teams di potenziale interesse:
    • Chat per la comunicazione in tempo reale tra gli utenti presenti in sede e gli utenti che stanno lavorando da remoto.
    • Canali sia pubblici, sia privati per la comunicazione in tempo reale focalizzata su progetti specifici. Con possibilità di condividere files, modificarli in contemporanea, inserirvi commenti e tenere traccia delle modifiche senza dover inviare e-mail (che produrrebbero, di fatto, copie del file da sincronizzare manualmente).
    • Schede per pianificare attività: fornendo uno spazio associato o ad un progetto specifico, o ad una attività generale, dedicato a mantenere traccia di ogni attività di interesse dal suo inizio alla sua conclusione. Diminuisce così il rischio di dimenticare un’attività o una scadenza; diventa evidente il numero di ore e/o giorni investiti in una determinata attività.
    • Presentata la funzionalità di avviare video chiamate fra gli utenti, per pianificare attività, comunicare problematiche ed urgenze ovviando alle difficoltà insite nella gestione da remoto di uno studio di professionisti.
  • Configurato Outlook per l’account di posta preesistente (account su provider esterno) dell’attività secondo i desiderata del cliente; si sottolinea però che in questo modo la parte di mail non è integrata con le funzionalità di Microsoft 365 al di fuori di Outlook.

Cosa ne pensano gli utenti dello studio?

Sono state particolarmente apprezzate le seguenti funzionalità:

  • La possibilità di accedere alla documentazione da più di un dispositivo, per esempio dal cellulare aziendale disponibile anche fuori sede.

  • Tempi di accesso alla documentazione in cloud nettamente inferiori a quelli della situazione pre-adozione.

  • La consapevolezza acquisita della robustezza del sistema di backup insito nel sistema. Gli utenti hanno smesso di farsi ulteriori copie di sicurezza della documentazione sul vecchio server dismesso.

  • Particolarmente apprezzato il servizio di supporto di Microsoft nella gestione della sottoscrizione a Microsoft 365.

Sono state anche evidenziate alcune difficoltà nell’utilizzo o nella transizione:

  • Poco utilizzato Teams per quanto riguarda la comunicazione tra gli utenti; in quanto ogni utente ha una propria sfera di competenza rispetto alla documentazione che non si sovrappone con quella degli altri.

  • Sarebbe stata apprezzata la possibilità di condividere un insieme di contatti condivisi su Outlook, ma non utilizzando gli account di posta offerti dal sistema tale possibilità al momento non è ancora disponibile.

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